スケジューラーにまだ予定だけを入れてるの？ ～実績入力のすすめ～
私の勤めている会社はOffice365に契約しているので、Outlookが導入されていてます。
Outlookを使っている方はご存知でしょうが、Outlookでは社内の人のスケジュールを見ることができるようになっており、会議日程を組むのに使うことができます。
当然会議を組む以外でも他の人のスケジュールを見ることはできて、これが中々面白かったりします。
多くの人は今後の会議日程を普通に登録していますが、例えば1時間半の会議を予定したときに適当に1時間で登録してる人がいたり*1、会議以外にも作業予定を登録している人もいたりして性格が現れるな〜と時々眺めたりしています。*2
さて、そんな中私はというと、公開用の普通に会議予定を登録するスケジュール以外に
もう少し具体的に言うと、会議の実際の時間はもちろん、午前中は案件Aの開発、午後は打ち合わせ以外に案件Aと案件Bの開発をしていたといった具合です。（下記の図みたいな感じです）
これを一つの作業が終わった毎にOutlookに登録していっています。
実績入力の利点
実績入力の何が良いかというと、
私の会社では一日の終りに工数入力としてシステムに作業内容を登録するのですが、この作業に役立っています。（ここも人によっては翌朝に入れてたり数日分まとめて入れたりしているようですが、よく覚えてられるなと関心してしまいます）工数入力をするのは退勤直前とかなので、頭が疲れているし早く帰りたい様なタイミングです。このときに一生懸命作業内容を思い出したり、複数案件を細切れに行ったり来たり作業してると時間を足さないといけなくて嫌になってきます。
そんな時に実績がOutlookに登録されていると、頭を使わなくても一日の作業内容をシステムに登録できるという訳です！
これだけ聞くと、「別にOutlookでなくてもどこかに一日の作業をメモってれば良いのでは？」と思うかもしれません。実際、Outlookに実績を登録するようになるまでは
基本的にこれでも上手くいっていたのですが、以下のような問題がありました。
- 定期的に表をコピペで作るのがムダ、面倒（
説明用に作るだけでも面倒くさすぎて途中で断念） - システムへの工数入力時、色を塗ったマスの数を数える必要がある。
- 定時時間分のマス数で表を作っていたので、残業するとマスの下にごちゃごちゃ文字で書いていた
- 一つの表が月から金なので、途中休みがあったりすると塗る場所間違えたりする
ざっとあげただけで問題だらけだったので、いつか改善したいと思っていました。よっぽど自分の用途にあったアプリを自分で作ろうかとも考えていましたが、いたずらにツールを増やしても面倒になるしな…と思っていたところでOutlookに入れられるのでは？と気づいて始めてみました。
作業時間の計算
さて、ここまでだとその日の作業無いようを覚えていなくて良いだけで、（十分便利なのですが）総作業時間は手計算しなくてはなりません。
Excelにさえ移動できればこっちのもので、実績の足し算をExcelに任せることができます。
記事内で具体的なやり方を説明しようかと思ったのですが、自宅環境にはOfficeのツールが入っておらず、会社のPCでブログ記事用に画像を取るわけにも行かないので、参考にした記事を貼ってこの記事は終わりにしようと思います。
hitorica.com
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